Dernièrement, je vous ai présenté « les 100 règles d’or du management« , un petit livre très instructif et peu cher.

Certains m’ont fait part de leur regret devant l’absence de résumé de l’ouvrage.
Mais il est difficile de résumer ces règles, puisque toutes différentes l’une de l’autre. J’ai donc décidé de m’inspirer de l’une d’entre elles pour écrire un article que voici: comment organiser une réunion.

Une réunion ne doit pas exister que pour exister ! Elle doit avoir une raison d’être, un but précis, un ordre du jour … ou sinon c’est un juste rendez-vous entre personnes qui se connaissent. Ainsi, on retrouve souvent dans les réunions les objectifs suivants:

– créer et souder une équipe,
– communiquer des informations,
– réfléchir ( et prendre des décisions ),
– rassembler des informations ( et prendre des décisions ? )

La bonne définition d’une réunion vous permettra de mieux l’organiser et cela n’en sera que plus agréable pour les participants.
Il faut donc savoir pourquoi on se réunit et annoncer le(s) thème(s) qui seront abordés: cela évitera les digressions sur les vacances qui doivent rester des discussions de machines à café…

il vous faut donc diriger vos réunions et la première chose à faire est de bien choisir le jour et l’heure de la réunion. Faites le test: entre un lundi matin et un vendredi soir, quelle réunion sera la plus productive ? Même si beaucoup vont dire qu’ils sont fatigués en fin de semaine, c’est à ce moment que la réunion sera la plus productive … Pourquoi ? car chacun veut en finir le plus rapidement possible et donc fera en sorte que la réunion se passe de la meilleure façon qui soit, sans raconter « sa vie ».

Une réunion n’est pas la rencontre de toutes les personnes de l’entreprise ! N’invitez que les personnes réellement utiles à la réunion pour éviter que certains s’ennuient et rechignent ensuite à venir en réunion. Vous pouvez toujours établir un compte-rendu qui sera distribué ensuite à toute l’organisation.

Un des éléments les plus importants de la réunion est son heure d’organisation. D’après vous, quelle est la meilleure heure ? 10h, 14h, 16h ? absolument pas ! ne donnez pas rendez-vous à heure fixe mais plutôt à 10h10 ou 14h10 ( 14h18, c’est mon heure préférée, tout le monde la retient avec la date de la première guerre mondiale ). Pourquoi ? celà va vous permettre de ne pas attendre les retardataires. Imaginez une réunion de 10 personnes où seuls 8 d’entre elles sont présentes à l’heure. Que faites-vous ? vous attendez ceux qui ne sont pas encore arrivés ou vous commencez sans eux ? La seconde option est la meilleure … Pourquoi ? tout simplement, imaginez vous être une de ces personnes arrivant en retard, et attirant donc l’attention, dans quel état seriez-vous ? Surement, très mal à l’aise et ce quelque soit la raison.
En commençant la réunion à l’heure, vous asseyez votre autorité: c’est vous qui menez la réunion et donc décidez quand elle commence et quand elle s’arrête. D’un autre côté, les retardataires se souviendront de leur retard et arriveront à l’heure la prochaine fois. Et si, l’un d’eux (ne serait-ce qu’un retardataire ) vous demande pourquoi vous ne l’avez pas attendu, il est très simple de lui expliquer que son retard fait perdre de l’argent à l’entité. ces 10 minutes de retard d’une personne font que 9 autres ne sont pas productives pendant ce même délai. Soit un manque de travail de 100 minutes, 1h40 de « non-travail » donc. Si vous organisez 4 réunions par mois, et qu’à chaque fois une personnes est en retard, la société perd donc presque 7h soit une journée de travail. 😉
Cet élément permettra donc d’obtenir la ponctualité des participants qui devront lire le compte-rendu s’ils veulent vraiment avoir ce qui a été dit … et qui les implique peut-être.

Afin d’éviter ces retards, n’oubliez pas de prévenir les participants bien à l’avance en effectuant un rappel la veille de la réunion. Et en leur envoyant même un message quelques minutes avant le rendez-vous, vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour réussir votre réunion. ( pour ma part, je profite de la prise de parole de la première personne pour envoyer un mel, préparé à l’avance, aux « absents »: la réunion vient de commencer et je ne vous y vois pas pourtant votre présence est souhaité comme l’indique l’ordre du jour… )

Au démarrage de la réunion, vous devez désigner un « secrétaire » de séance qui sera chargé de réaliser le compte rendu de celle-ci. Il ne faut pas que la même personne soit désigné à chaque fois pour impliquer toute l’équipe. En outre, vous ne devez pas exercer ce rôle puisque le vôtre est de mener la réunion selon l’ordre du jour établi.
L’ordre du jour doit recenser tous les éléments qui seront abordés. Généralement, on entend en fin de réunion une phrase du genre  » on a rien oublié ? ». Et là apparait souvent un nouvel élément. Celui-ci ne doit être traité que s’il se rapporte urgemment à un élément de la réunion. Si tel n’est pas le cas, c’est qu’il ne doit pas être abordé et doit être mis à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Autre point à ne pas négliger: les chaises !
Arrangez-vous pour que celles-ci ne soient pas confortables. J’ai assisté à des réunions dans des salles de réunions avec des fauteuils si agréables que certains participants s’y sont assoupis. Une méthode que j’ai utilisé plusieurs fois, et qui me permet d’obtenir la ponctualité, mettre une chaise de moins qu’il n’y a de participants. Cet élément fera que les retardataires devront rester debout ou arriver à l’heure la prochaine fois. 😉

En appliquant ces quelques conseils, vous devriez réussir à être un bon organisateur de réunion… Et si vous avez d’autres conseils, merci de les partager !