Pourquoi et comment soigner son message d’accueil téléphonique?

message accueil téléphone

Je ne sais pas pour vous, mais s’il y a bien une chose que je ne supporte pas, c’est d’attendre. C’est pour cela que je ne supporte pas non plus les embouteillages, car je me retrouve bloqué dans un véhicule sans rien pouvoir faire. De la même façon, je n’aime pas les salles d’attente, que ce soit chez un médecin ou chez le coiffeur, je ne comprends pas qu’en prenant rendez-vous, je ne peux pas être pris à l’heure. Bien entendu, il y a toujours des situations qui font que les rendez-vous ne peuvent avoir lieu au moment où ils ont été donnés, mais quand cela se produit à chaque fois, c’est loin d’être optimisé.

L’importance d’un message d’accueil novateur

Contrairement à beaucoup, je n’ai aucun problème avec le téléphone, que ce soit s’en servir pour répondre ou pour passer un appel, aucune appréhension. Mais quand j’appelle et que je dois attendre, j’ai presque des « boutons » qui apparaissent sur mon corps. Pourquoi? Tout simplement car le message d’accueil que j’entends est loin d’obtenir mes faveurs. Me répéter pendant 5 minutes que l’on met tout en oeuvre pour me répondre rapidement ne me met pas de bonne humeur quand mon interlocuteur répondra. Alors qu’il y a tant à faire !

Pour ma part, j’essaie de modifier le message de mon répondeur téléphonique tous les mois, et ce pour 2 raisons. Tout d’abord, donner envie aux appelants à qui je n’ai pas répondu de me laisser un message pour que je les rappelle éventuellement. Et également parce que je ne désire pas lasser une personne, qui ne me laisse pas de message, qui m’appelle souvent.

Le message d’accueil pour transmettre des informations utiles

Mais si vous êtes à la tête d’une entreprise, il y a mieux à faire. Bien entendu, certaines sociétés égaient leur attente des derniers « tubes » à la mode, ce qui est sympa, mais nécessite de payer des frais SACEM, ce qui représente un budget qui peut très vite être important. Mais il existe d’autres contenus à transmettre : vous pouvez indiquer votre adresse e-mail et votre site internet, en indiquant que vous y êtes disponibles 24h/24. Les contacts sont habitués à écrire par e-mail et cela peut leur permettre de joindre des documents utiles à leurs demandes.
Vous pouvez également faire part des promotions de votre entreprise, présenter vos vœux lors des fêtes de fin d’année, donner les heures de fermeture ou d’ouverture.

Si vous ne disposez pas d’un accueil téléphonique, vos prospects risquent de raccrocher. En effet, il y a alors des doutes totalement légitimes : est-ce le bon numéro ? Celui-ci est-il toujours attribué ? L’entreprise existe-t-elle réellement ? Le message téléphonique est l’occasion d’avoir un contact avec votre interlocuteur sans l’avoir en ligne, tout en le mettant dans de bonnes dispositions.

Comme ce sont en plus vos prospects qui vous appellent, il vous suffit de répondre avec bienveillance et efficacité pour gagner aussi bien leur confiance, que leur fidélité. Une communication automatique vous permet d’économiser sur les coûts, ainsi que sur le temps : les bénéfices sont alors maximaux. Proposer un message personnalisé surprendra d’ailleurs les appelants, provoquera de l’émotion et sera l’occasion de valoriser votre entreprise en démontrant son dynamisme.

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